Как ставить и контролировать задачи в бизнесе

Как ставить и контролировать задачи в бизнесе

Исполнительность во многих бизнесах крайне низка. Задачи ставятся, но... не выполняются. Ниже я привожу правила и подходы, которые лично мне помогают в работе и которые мы даем в качестве стандарта на курсе HBA “Генеральный менеджер отеля”. 


Давайте только сначала договоримся и согласимся, что - 

Забытая задача = деньги, потерянные компанией 
Просроченная задача = деньги, потерянные компанией


Если в вашей компании есть работающая система контроля личных и делегированных задач, я вас поздравляю - у вас мощное конкурентное преимущество!

Т.к. процесс постановки и исполнения задач предполагает наличия того, кто ставит задачу (постановщика) и того, кто ее реализует (исполнителя), то правильнее сформулировать то, что должен делать каждый из них. 


Как СТАВИТЬ задачу:

1. Максимально близко к формату SMART (не знаете - погуглите). Смысл в том, что эффективность задачи нулевая, если у нее нет времени исполнения, нельзя понять, достигнут результат или нет, ставятся нереальные параметры.

2. С исполнителем нужно подтвердить: 

 реалистичность срока, 

наличие у него необходимых ресурсов, 

отсутствие конфликта с прежде поставленными задачами.

3. Кстати, иногда лучше установить промежуточную точку контроля (т.н. redline), чтобы убедиться, что с задачей все ОК до того, как ‘все пропало’

4. Ставьте задачу строго в личном общении или по e-mail, не через третьих лиц!

5. Если в вашей компании допустима постановка задачи «через голову» непосредственного руководителя (это, кстати, нормально), обязательно уведомите его о поставленной его подчиненному задаче.

6. ВАЖНО!!! За задачу может отвечать один и только один человек! Да, у задачи могут быть привлеченные со-исполнители, но только один ответственный исполнитель. Всегда!


Как ПРИНИМАТЬ задачу:

1. Задачи, полученные в устной форме, в течение рабочего дня должны подтверждаться резюмирующим письмом: такая-то задача, такой-то срок

2. Если ваш руководитель не указал срок выполнения – предложите его самостоятельно.

3. Если вы не успеваете к запланированному сроку, обязательно сообщите об этом руководителю ровно в тот момент, как вы поняли, что не успеваете. Если у исполнителя появляются ‘творческие идеи’ относительно задачи, не ждать истечения срока, а информировать немедленно.

4. Делать промежуточный отчет по задаче или регулярным точкам контроля – обязанность исполнителя без напоминаний со стороны руководителя.


Как УПРАВЛЯТЬ полученными задачами:

1. Никаких бумажных ежедневников, стикеров и прочей устаревшей мути. Это не работает - у меня так. Только электронные носители.

2. Я предпочитаю Битрикс24 - там удобная система постановки задач, сразу падает в календарь, есть возможность ставить задачи по проектам и смотреть их в формате канбана или графиков Ганта, система напоминаний, уведомлений о просроченных задачах и проч. Можно использовать старый добрый Outlook, современные мобильные приложения - вариантов сейчас много. Главное, чтобы у вас все синхронизировалось на всех устройствах, и команда работала в одном пространстве

3. В пятницу вечером или в понедельник утром планируете новую неделю, исходя из предстоящих событий и контрольных точек. 


ЧТО ДЕЛАТЬ с теми, кто задачи не исполняет? 

Лично мне подходит принцип Учить - Лечить - Мочить. Как это работает:

1. Задача не выполнена сотрудником впервые и он не попросил о переносе и не предупредил о ресурсных проблемах - Просто делаем замечание и просим такого больше не повторять. Больше ничего. 

2. Задача не выполнена повторно - разбираемся в причинах произошедшего, выясняем мотивы поведения сотрудника, вместе ищем решение. 

3. Задача не выполнена в третий раз - давай, до свидания. 

Жестко? Совсем нет, потому что - смотрите в начале поста:

Забытая задача = деньги, потерянные компанией

Просроченная задача = деньги, потерянные компанией

Вам это сейчас надо?


Набор в новую группу курса “Генеральный менеджер отеля”, старт 16.09.2021 - https://bit.ly/38e3fND

Автор статьи – Алексей Волов, к.э.н., основатель Hotel Business Academy

Related Articles

ДАВАЙТЕ ВМЕСТЕ
ДЕЛАТЬ ОТЕЛИ ЛУЧШЕ!